定期調査報告の流れ

Step１・・・「通知書」を確認する

定期報告には「建築物」・「建築設備」・「防火設備」があります。
多くの特定行政庁では、建物用途別に定期報告の報告年度を定めており、対象建物ごとに報告年度が異なります。ただし、建築設備の定期報告については、ほとんどの特定行政庁で毎年の報告になっていますので、毎年通知書が送付されます。
通知書には、所有者又は管理者の住所・名前、建物ごとに割り当てられた記号番号、建物名称、用途、建物所在地、報告内容、今年度の報告期限が記載されています。
報告内容が「建築物」なのか「建築設備」「防火設備」なのかを確認し、報告期限に間に合うように予定を立てないといけません。
※「建築物」と「建築設備」「防火設備」が対象の場合は、通知書がそれぞれ届きます。

Step２・・・見積依頼、問合せ

弊社へのお見積り・お問合せは当社ホームページのお問合せフォーム
又は 0280-57-9330 までお電話を下さい。
今回初めて定期報告を実施する場合には、どのような調査を行うのかお問合せ時に把握されることをお勧めします。

Step３・・・調査依頼・事前打合せ

お見積りで調査費用が決まりましたら、実際の報告業務へと移ります。
調査依頼を頂きましたら、対象の建物を把握しないといけませんので、事前にお打合せをさせて頂いております。この時に必要書類を一緒にお預かりさせて頂き、必要箇所を弊社でコピーさせて頂き、速やかにご返却します。
必要書類は以下のような書類になります。

• 竣工図面（設計図等でも構いません。改修図面など。）
• 確認通知書、確認申請書類
• 検査済証
• 前回の定期報告書（初回の場合除く）
• 今回届いた定期報告の「通知書」

Step４・・・現場調査の実施

現地調査日の日程を打合せの上決定させて頂きます。ご入居者様やテナント様に事前にご連絡頂きますようお願いします。
屋上や機械室等は通常施錠されていますので、多くの場合、当日の調査直前に施錠箇所の鍵をお預かりするか、立会いいただける場合は一緒に順番に周りながら調査を進めます。
調査は定期報告資格者が実施し、2名態勢以上で調査にあたります。見地調査の後、調査結果の概要をご説明いたします。
その際、お預かりした鍵をご返却して、現地調査は終了です。

Step５・・・報告書類作成・打合せ

調査内容を報告書にまとめます。出来上がった報告書の内容について、必要であればご説明をさせて頂き、報告書に所有者様又は管理者様のご印鑑を押印頂きます。（郵送で書類を送る場合もございます。）
弊社で、特定行政に提出をいたします。（お客様が行かれる場合もございます。）

Step６・・・受付済み報告書（副本）を返却・業務終了

定期報告書が受付されますと、受付印が押された控えが返却されます。
報告書類一式をファイリングしまして所有者様又は管理会社様にご返却いたします。これで、定期調査業務は終了となります。